الموازنة النقدية لـ13 أسبوعاً: إنذار مبكر بنقص السيولة

لماذا تنفد السيولة من محلات رابحة؟

حساب الأرباح والخسائر يخبرك هل يربح المحل أكثر مما ينفق خلال الشهر. لكنه لا يخبرك هل سيكون في الحساب ما يكفي يوم الخميس الذي يستحق فيه المورّد. سؤالان مختلفان، والثاني هو الذي يُغلق المحلات.

معظم المنشآت الصغيرة لا تملك وسادة نقدية كبيرة. فقد وجدت دراسة معهد JPMorgan Chase لعام 2016 على 600,000 منشأة صغيرة أميركية أن المنشأة الوسطية تملك نقداً يغطي 27 يوماً من المدفوعات لو توقفت مقبوضاتها، وأن ربع المنشآت يملك أقل من 13 يوماً. ودراسة لاحقة من المعهد نفسه، نُشرت في نيسان 2020 وشملت 1.4 مليون منشأة في 25 منطقة حضرية أميركية، وجدت أن المنشأة الوسطية في كل منطقة حضرية تملك ما بين 11 و18 يوماً فقط. الرقم الدقيق يختلف حسب القطاع والسنة، أما الخلاصة فلا: دفعة كبيرة واحدة في الأسبوع الخطأ تكفي لأزمة في معظم المنشآت الصغيرة.

الموازنة لا تمنع أسبوعاً سيئاً، لكنها تنقل لحظة اكتشافه من يومه إلى أسابيع قبله، حين تكون الخيارات ما زالت أمامك.

لماذا موازنة أسبوعية لا شهرية؟

الموازنة الشهرية تُخفي المشكلة. فالشهر الذي تزيد فيه المقبوضات على المدفوعات قد يحوي أسبوعاً يصبح فيه الحساب سالباً، لأن الإيجار والرواتب تتجمّع عادةً حول بداية الشهر بينما تصل المبيعات بانتظام.

والشكل المهني الشائع موازنة متجدّدة لـ13 أسبوعاً: ربع سنة إلى الأمام، عمود لكل أسبوع، تُدحرَج كل أسبوع.

ماذا تتضمّن الموازنة النقدية لـ13 أسبوعاً؟

ابدأ من النقد الذي تستطيع صرفه فعلاً: أرصدة البنك مع نقد الصندوق وصناديق النقد. لا تُدخل ما يدين لك به الزبائن؛ فهذا يدخل مقبوضاً في الأسبوع الذي تتوقّعه.

ثم لكل أسبوع:

المقبوضات (التدفقات الداخلة)

• المبيعات المتوقعة، من سجل مبيعاتك للأسابيع نفسها، لا من آمالك.
• تسويات البطاقات، في الأسبوع الذي تصل فيه إلى البنك (غالباً بعد البيع بيوم أو يومين)، صافية من العمولات.
• تحصيلات الزبائن بالآجل، في الأسبوع الذي يدفعون فيه عادةً، لا أسبوع استحقاق الفاتورة.

المدفوعات (التدفقات الخارجة)

• التكاليف الثابتة بتواريخها الفعلية: الإيجار، الرواتب، أقساط القروض، الاشتراكات.
• فواتير المورّدين بتواريخ استحقاقها، بالعملة التي فُوترت بها، محوّلة بسعر معلن.
• الضرائب: ضريبة القيمة المضافة أو المبيعات، ضرائب الرواتب، الأقساط.
• مشتريات المخزون التي التزمت بها.

الحدّ الأدنى للنقد. قرّر مسبقاً أدنى رصيد تقبل أن تراه، وعادةً ما يعادل أسبوعين إلى أربعة من التكاليف الثابتة. وظيفة الموازنة أن تُريك كل أسبوع ينزل تحته.

وهنا تظهر قيمة الدفاتر النظيفة. الموازنة المبنية على دفتر فيه عمليات غير مصنّفة وتسويات بطاقات غير مطابقة وفواتير مورّدين ناقصة ترث كل هذه الأخطاء. أقفل الشهر أولاً، ثم ابنِ الموازنة من الأرقام المقفلة.

مثال محلول: فاتورة الدولار التي تصل مع فاتورة الضريبة

محل هواتف وإلكترونيات يمسك دفاتره باليورو. النقد الافتتاحي في البنك والصندوق 14,000. من سجل مبيعاته، يدخل في الأسبوع العادي نحو 11,000 مبيعات، وينفق المحل نحو 7,800 أسبوعياً على تجديد المخزون و800 على عمولات البطاقات ومصاريف متفرقة، فيضيف النشاط العادي نحو 2,400 في الأسبوع.

المدفوعات الثابتة: إيجار 3,200 في الأسابيع 1 و5 و9؛ رواتب 7,800 في الأسبوعين 4 و8. فاتورة موزّع بقيمة 12,000 دولار تستحق في الأسبوع 6؛ وبسعر المحل المعتمد 1 يورو = 1.08 دولار، تساوي 11,111. ودفعة ضريبة القيمة المضافة الفصلية 5,400 تستحق في الأسبوع 7. والحدّ الأدنى للنقد عند صاحب المحل 8,000.

لا شيء غير مألوف هنا، وكل دفعة معروفة. لكن الموازنة تُظهر الرصيد ينزل تحت خط 8,000 في الأسبوع 6 ويصبح سالباً في الأسبوع 8، حين تستحق الرواتب. ومن رآها في الأسبوع 1 أمامه خمسة أسابيع ليتصرّف.

كيف تختبر الموازنة تحت الضغط؟

اختباران سريعان للحساسية:

• يرتفع الدولار إلى 1 يورو = 1.02 دولار قبل الدفع. تصبح الفاتورة 11,765، أي 654 إضافية خارجة في الأسبوع 6. (لماذا يتحرّك المبلغ المستحق مع السعر، تجده في فروق العملة للمستورد الصغير.)
• تقلّ المبيعات 10% عن المعتاد طوال الفترة، أي نحو 1,100 في الأسبوع، بينما يبقى تجديد المخزون كما خُطّط. في الأسبوع 7 يكون الرصيد أقل بـ7,700 مما يظهر.

ماذا تفعل حين تُظهر الموازنة نقصاً في السيولة؟

اختر أدواتك مبكراً:

1. اطلب من الموزّع تقسيط الفاتورة، نصفها في الأسبوع 6 ونصفها في الأسبوع 10. هذا يُخرج 5,556 من منطقة الخطر. والمورّد الذي تطلب منه قبل خمسة أسابيع أكثر مرونة بكثير من الذي تطلب منه يوم الاستحقاق.
2. أبطئ تجديد المخزون البطيء الدوران. إن كانت الإكسسوارات البطيئة البيع تشكّل 1,500 من المشتريات الأسبوعية، فإيقافها خمسة أسابيع يُبقي 7,500 في الحساب. وبيانات المخزون على مستوى الرقم التسلسلي والتشغيلة تخبرك أي الأصناف هي.
3. رتّب تسهيلاً قبل أن تحتاجه. السحب على المكشوف الذي يُتّفق عليه والدفاتر تُظهر عملاً سليماً أسهل من الذي يُطلب وسط الأزمة.

لا شيء من هذا دراماتيكي، وكلها متاحة فقط لأن الهبوط ظهر مسبقاً.

كيف تُبقي الموازنة المتجدّدة محدّثة؟

الموازنة التي تُبنى مرة وتُترك أسوأ من غيابها، لأنها تمنح طمأنينة كاذبة. الروتين الذي ينجح:

• كل أسبوع، استبدل عمود الأسبوع الماضي بالأرقام الفعلية.
• سجّل أين اختلف الفعلي ولماذا. إن كانت المبيعات أقل بـ5% باستمرار، فموازنتك متفائلة؛ عدّلها.
• أضف الأسبوع الثالث عشر الجديد.
• انظر أولاً إلى أدنى رصيد في الأسابيع الثمانية القادمة، والأسبوع الذي يقع فيه.

كثير من أنظمة المحاسبة صار يُنتج أجزاء من هذا تلقائياً من الذمم المدينة والدائنة والقيود المتكررة. هذا مفيد، ما دمت أنت صاحب الافتراضات: عادات الدفع عند زبائن بعينهم، والمواسم، وسعر الصرف الذي تعتمده لفواتير العملة الأجنبية.

ما الذي لا تستطيع الموازنة النقدية إخبارك به؟

الموازنة بجودة مدخلاتها. لن تتنبأ بهبوط مفاجئ في الطلب، ولا بمورّد يطلب الدفع مسبقاً، ولا بزبون يُفلس. ما تفعله أنها تجعل الدفعات المعروفة مستحيلة النسيان، وتحوّل المفاجآت إلى انحرافات يمكن قياسها. تعامل مع النتيجة كمدى لا كرقم واحد، ووسّع المدى حين تكون بياناتك قليلة.

كيف يبدو هذا في GrowMore

لا يُعدّ GrowMore موازنة نقدية: الموازنة لـ13 أسبوعاً أعلاه تبقى جدولك أنت. ما يعطيك إياه GrowMore هو نقطة انطلاقها، مقروءة من المستندات المرحّلة: رصيد كل صندوق نقد وكل حساب بنكي، وكشوف حساب الزبائن والموردين مع أعمار الذمم وما يُستحق ومنذ متى، وميزان المراجعة للفترة، وكل منها قابل للتصدير إلى Excel. هذه هي النقد الافتتاحي، والمادة الخام للتحصيلات والمدفوعات في أعمدتك الأولى. وتجد التقارير في صفحة الميزات.

ماذا تفعل هذا الشهر

• اكتب نقدك الفعلي اليوم: كل حساب بنكي وكل صندوق نقد.
• اكتب كل دفعة ثابتة في الأسابيع الـ13 القادمة بتاريخها ومبلغها.
• اكتب فواتير المورّدين والضرائب المستحقة، مع مبالغ العملة الأجنبية والسعر الذي تفترضه.
• قدّر المبيعات الأسبوعية من الأسابيع نفسها في السنة الماضية أو من آخر ثمانية أسابيع.
• حدّد حدّك الأدنى للنقد وعلّم كل أسبوع ينزل تحته.
• لأول أسبوع تحت الخط، اكتب أداتين للتصرّف ومن تحتاج أن تتصل به.
• احجز 30 دقيقة في الموعد نفسه كل أسبوع لتدحرج الموازنة إلى الأمام.

أسئلة شائعة

لماذا 13 أسبوعاً؟

ثلاثة عشر أسبوعاً تساوي ربع سنة. مدة تكفي لرؤية دفعة ضريبية فصلية وفاتورة مورّد كبيرة قادمة، وقصيرة بما يكفي لتبقى الأرقام مبنية على ما تعرفه فعلاً. وتُدحرجها إلى الأمام أسبوعاً كل أسبوع.

هل الموازنة النقدية هي نفسها قائمة التدفقات النقدية؟

لا. قائمة التدفقات النقدية تعرض نقداً تحرّك فعلاً، مصنّفاً حسب النشاط. أما الموازنة النقدية فتقدّر المقبوضات والمدفوعات القادمة أسبوعاً بأسبوع، كي تتصرّف قبل وقوع النقص.

هل أحسب ما يدين لي به الزبائن نقداً في الموازنة؟

لا. ابدأ من النقد الذي تستطيع صرفه اليوم. ما يدين لك به الزبائن يدخل الموازنة مقبوضاً في الأسبوع الذي تتوقّع أن يدفع فيه كل زبون فعلاً، بحسب عادته لا بحسب تاريخ الاستحقاق.

اقرأ أيضاً

الموازنة تعتمد على أرقام مقفلة وموثوقة. اقرأ ماذا يغيّر الإقفال المستمر في الإقفال الشهري.

المصادر

1. JPMorgan Chase Institute, 'Cash Flows, Balances, and Buffer Days: Insights from 600,000 Small Businesses' (2016), median small business holds 27 cash buffer days. https://www.jpmorganchase.com/institute/all-topics/business-growth-and-entrepreneurship/report-cash-flows-balances-and-buffer-days
2. JPMorgan Chase Institute, 'Small Business Cash Liquidity in 25 Metro Areas' (April 2020; 1.4 million businesses; metro medians of 11 to 18 cash buffer days). https://www.jpmorganchase.com/institute/all-topics/business-growth-and-entrepreneurship/small-business-cash-liquidity-in-25-metro-areas
3. IASB, IAS 7 Statement of Cash Flows (definitions of cash and cash equivalents). https://www.ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ias-7-statement-of-cash-flows/